Demirbaş Takibi Nasıl Yapılır? Excel’den QR Kodlu Sisteme Geçiş

Kısa Cevap

Demirbaş takibi, kurumun sahip olduğu her varlığın (bilgisayar, telefon, araç, alet, mobilya) nerede, kimde ve hangi durumda olduğunu tek bir kayıttan izleme işidir. Sağlıklı bir takip için her demirbaşa benzersiz bir numara ve etiket verilir, her teslim ve iade kayda geçer, düzenli aralıklarla sayım yapılır. Az sayıda demirbaşta Excel yeterli olabilir; demirbaş ve çalışan sayısı arttıkça QR etiketli bir demirbaş takip programı kayıtları tek yerde, geçmişiyle birlikte tutmayı kolaylaştırır.

Demirbaş Takibi Neyi Kapsar?

Muhasebe açısından demirbaş, işletmede uzun süre kullanılan ve tükenmeyen varlıkları anlatır. Günlük işte ise soru daha sadedir: “Bu laptop şu an kimde?” Demirbaş takibi bu iki bakışı birleştirir ve genellikle şu bilgileri kapsar:

• Kimlik bilgileri: demirbaş numarası, kategori, marka, model, seri numarası; telefonlarda IMEI, araçlarda plaka.
• Satın alma bilgileri: alış tarihi, fiyat, tedarikçi, garanti bitişi.
• Konum ve sorumlu: hangi binada, hangi katta, hangi çalışanın zimmetinde olduğu.
• Hareket geçmişi: kime ne zaman teslim edildiği, kimden geri alındığı, kime devredildiği.
• Durum ve bakım: sağlam, hasarlı, kayıp; yapılan servis ve bakım işlemleri.

Bu bilgilerin bir kısmı muhasebede, bir kısmı insan kaynaklarında, bir kısmı bilgi işlemde tutulduğunda tablo parçalanır. Takibin amacı, bu parçaları tek kayıtta toplamaktır.

Excel ile Demirbaş Takibinin Sınırları

Çoğu kurum demirbaş takibine Excel ile başlar ve başlangıç için bu mantıklıdır: maliyeti yoktur, herkes kullanmayı bilir. Sorunlar, demirbaş ve çalışan sayısı arttıkça ortaya çıkar:

• Tek satır, tek an: Bir satır demirbaşın bugünkü durumunu gösterir; dünkü sahibini, kaç kez el değiştirdiğini göstermez. Geçmişi tutmak için ya satır çoğaltılır ya da ayrı sayfalar açılır ve dosya hızla karmaşıklaşır.
• Birden çok kopya: Bilgi işlemde bir dosya, insan kaynaklarında başka bir dosya, e-postada dolaşan üçüncü bir sürüm. Hangisinin güncel olduğu belirsizleşir.
• Kim neyi değiştirdi? Bir hücrenin ne zaman, kim tarafından değiştirildiğini izlemek zordur. Hatalı bir silme ya da kopyala-yapıştır fark edilmeden kalabilir.
• Belgeler dosyanın dışında: İmzalı zimmet tutanakları klasörde ya da ortak sürücüde, tablodan bağımsız durur. Bir demirbaşın tutanağını bulmak için iki yere bakmak gerekir.
• Sahada erişim yok: Sayım sırasında elinizde bir cihaz varken onun kaydını bulmak için bilgisayar başına dönmek ya da çıktı almak gerekir.
• Hatırlatma yok: Geri dönmesi gereken bir cihazın iade tarihi geçtiğinde kimse uyarılmaz; fark etmek için birinin tabloyu süzmesi gerekir.

Bu sınırlar Excel’in kötü bir araç olduğu anlamına gelmez; Excel bir hesap tablosudur, kayıt sistemi değildir. Demirbaş sayısı birkaç düzineyi geçtiğinde ve birden fazla kişi kayıt tutmaya başladığında genellikle bir demirbaş takip sistemi ihtiyacı doğar.

Demirbaş Numaralandırma ve Etiketleme

İster Excel kullanın ister bir sistem, takibin temeli her demirbaşa verilen benzersiz numaradır. Numara bir kez verilir, demirbaş elden çıkarılsa bile başka bir varlığa yeniden verilmez.

Numara yapısı nasıl olmalı?

• Sade ve sabit uzunlukta: Örneğin bir önek ve sıra numarası (DMB-100339 gibi). Okunması, yazılması ve aranması kolaydır.
• Anlamı değişebilecek bilgi taşımamalı: Numaraya departman ya da kat kodu gömerseniz, demirbaş yer değiştirdiğinde numara yanlış bilgi vermeye başlar. Konum ve sorumlu gibi değişen bilgiler kayıtta, numarada değil tutulmalıdır.
• Kategori ayrı bir alan olsun: Bilgisayar, telefon, araç gibi kategoriler numaranın içine değil, kayda ayrı bir alan olarak girilmelidir. Böylece raporlar ve süzme kolaylaşır.

Etiket türleri

Etiket, numarayı demirbaşın üzerine taşır. Yalnızca yazılı numara içeren etiketler okunmak için göz ve elle yazma gerektirir. Barkod etiketler okuyucu cihaz ister. QR kodlu etiketler ise herhangi bir akıllı telefonun kamerasıyla okunabilir; bu yüzden sahada en pratik seçenektir. Etiketin dayanıklı bir malzemeden olması, kolay görülen ama sürtünmeye az maruz kalan bir yere yapıştırılması önerilir: laptopta alt kapak, monitörde arka yüz, araçta ruhsat kabı ya da kapı içi gibi.

Demirbaş Sayımı Nasıl Yapılır?

Sayım, kayıtta görünenle gerçekte olanın karşılaştırılmasıdır. Yılda en az bir kez, büyük kurumlarda bölüm bölüm daha sık yapılması yaygındır. Basit bir sayım şu sırayla yürür:

1. Kapsamı belirleyin: Hangi bina, kat ya da departman sayılacak; hangi kategoriler dahil?
2. Güncel listeyi alın: Sayım alanındaki demirbaşların ve zimmetli oldukları kişilerin listesini çıkarın.
3. Yerinde kontrol edin: Her demirbaşın etiketini okuyun ya da numarasını kontrol edin; kaydı açıp konum, sahip ve durum bilgisinin doğru olup olmadığına bakın.
4. Farkları ayırın: Bulunamayanlar, kayıtta olmayıp sahada bulunanlar, durumu değişmiş (hasarlı, kullanılmıyor) olanlar.
5. Kayıtları düzeltin ve raporlayın: Farkların nedenini araştırın, kayıtları güncelleyin, sayım sonucunu yazılı hale getirin.

Excel ile sayımda en çok zaman alan adım üçüncüsüdür: elinizdeki cihazı listede bulmak. QR etiketli bir sistemde etiketi telefonla okutmak demirbaşın kaydını doğrudan açar; kimde olduğu ve geçmişi aynı ekranda görünür.

Excel’den QR Kodlu Sisteme Adım Adım Geçiş

Geçişin büyük bir proje olması gerekmez. Mevcut Excel dosyanız aslında iyi bir başlangıç noktasıdır. Aşağıdaki adımlar, Futurecode’un EDVO demirbaş ve zimmet takip sistemi örneğiyle anlatılmıştır; mantık başka sistemler için de benzerdir.

1. Mevcut listeyi temizleyin: Excel dosyanızdaki tekrar eden satırları, boş seri numaralarını ve tutarsız kategori adlarını (örneğin “Laptop”, “Dizüstü”, “Notebook”) düzeltin. Her demirbaşın bir numarası olduğundan emin olun.
2. Kategorileri ve alanları tanımlayın: Her kategori için hangi bilginin tutulacağına karar verin. Bilgisayarda seri numarası, telefonda IMEI, araçta plaka gibi. EDVO’da kategoriye özel alanlar tanımlanabilir.
3. Toplu içe aktarın: Temizlenmiş listeyi Excel ile sisteme aktarın. Her demirbaşı tek tek yeniden yazmak gerekmez.
4. Etiketleri basın ve yapıştırın: Sistem her demirbaş için QR etiketini üretir. Etiketleri bölüm bölüm yapıştırmak, aynı anda bir ilk sayım yapmanızı da sağlar.
5. Mevcut zimmetleri girin: Hangi demirbaşın hangi çalışanda olduğunu, teslim tarihini ve varsa planlanan iade tarihini kaydedin; imzalı tutanakları ilgili zimmete yükleyin.
6. Rolleri belirleyin: Kimin kayıt açıp değiştirebileceğini, kimin yalnızca görebileceğini tanımlayın. EDVO’da yönetici, demirbaş sorumlusu ve çalışan rolleri vardır; çalışan yalnızca kendi zimmetlerini görür.
7. Excel’i bırakın: Geçiş tarihinden sonra yeni kayıtları yalnızca sistemde tutun. İki yerde paralel kayıt tutmak, kısa sürede yeniden tutarsızlık üretir. Rapor gerektiğinde sistemden Excel’e aktarabilirsiniz.

Karşılaştırma: Excel ve Demirbaş Takip Sistemi

Konu	Excel ile takip	QR etiketli demirbaş takip sistemi
Başlangıç maliyeti	Yok, mevcut ofis yazılımı yeterli	Yazılım ve etiket maliyeti
Demirbaşın geçmişi	Elle tutulursa var, genellikle eksik	Her zimmet, iade ve devir kayıtta kalır
Sahada sorgulama	Bilgisayar başında arama gerekir	Telefonla QR okutup kaydı açma
Zimmet tutanakları	Ayrı klasörde, tablodan bağımsız	İlgili zimmete yüklenir
Geciken iadeler	Tabloyu süzerek fark edilir	Raporda ve uyarılarda görünür
Kim neyi değiştirdi?	İzlemek zor	Değişiklikler işlem kaydına düşer
Yetki	Dosyayı açan her şeyi görür	Rol bazlı; çalışan yalnızca kendi zimmetini görür
Uygun olduğu durum	Az demirbaş, tek kişi kayıt tutuyor	Çok demirbaş, birden fazla birim ve çalışan

Bilinmesi Gereken Sınırlar

• Sistem, kaydın yerine geçmez: Bir demirbaş takip programı ancak içine girilen bilgi kadar doğrudur. Teslim ve iadelerin anında kaydedilmesi bir alışkanlık meselesidir; yazılım bunu kolaylaştırır ama zorunlu kılamaz.
• Etiketler yıpranır: Sürekli elde taşınan cihazlarda etiket zamanla okunmaz hale gelebilir. Sayım sırasında yıpranmış etiketleri yenilemek iyi bir alışkanlıktır.
• Muhasebe kaydı ayrı bir konudur: Amortisman ve vergi kayıtları muhasebe yazılımınızda ve mali müşavirinizin sorumluluğunda kalır. Demirbaş takip sistemi bu kayıtların yerine geçmez; fiziksel takibi ve sorumluluğu yönetir.
• İlk temizlik zaman alır: Geçişin en uzun adımı genellikle mevcut Excel listesinin düzeltilmesi ve ilk etiketlemedir. Bunu bölüm bölüm yapmak işi yönetilebilir kılar.

Futurecode ile Demirbaş Takibi

Futurecode, Ankara’da kurumsal yazılım geliştiren bir ekip. EDVO, demirbaş ve zimmet takibi için geliştirdiğimiz web uygulamasıdır. Demirbaşlar kategoriye özel alanlarla kaydedilir, QR etiketleri sistem tarafından üretilir ve Excel ile toplu içe aktarma yapılır. Zimmet, toplu iade (sağlam, kayıp, hasarlı) ve çalışanlar arası devir kayda geçer, imzalı tutanaklar yüklenir. Telefonun tarayıcısından, uygulama indirmeden QR okutulur. Raporlar kimde ne olduğunu, geciken iadeleri, kategori dağılımını, kullanım oranını ve maliyeti gösterir ve Excel’e aktarılır.

EDVO bulutta kullanılabilir ya da kurumun kendi sunucusuna kurulabilir; 20–2000 çalışanlı şirketler, belediyeler ve kurumlar için tasarlandı. Süreçleriniz hazır bir ürüne sığmıyorsa özel yazılım geliştirme tarafında da çalışıyoruz. Bulut ile kurum içi kurulum arasında karar vermek için bulut mu şirket içi mi yazımıza göz atabilirsiniz. Demo için bizimle iletişime geçin.

Yeni rehberlerimizden ve ürün haberlerimizden haberdar olmak için Futurecode’u LinkedIn’de takip edin.

Sıkça Sorulan Sorular

Demirbaş takibi Excel ile yapılabilir mi?

Evet, az sayıda demirbaş ve tek bir kayıt sorumlusu olduğunda Excel yeterli olabilir. Demirbaş ve çalışan sayısı arttığında geçmişi tutmak, belgeleri bağlamak ve sahada sorgulamak zorlaştığı için bir demirbaş takip sistemine geçmek işi kolaylaştırır.

Demirbaş numarası nasıl verilir?

Her demirbaşa bir önek ve sıra numarasından oluşan, sabit uzunlukta, benzersiz bir numara verilmesi yaygın bir yöntemdir. Konum ya da departman gibi değişebilecek bilgileri numaraya gömmemek, bunları kayıtta ayrı alan olarak tutmak önerilir.

QR kod mu barkod mu?

İkisi de demirbaş numarasını taşır. Barkod için genellikle okuyucu cihaz gerekir; QR kod herhangi bir akıllı telefonun kamerasıyla okunabildiği için sahada daha pratiktir.

Demirbaş sayımı ne sıklıkla yapılmalı?

Yılda en az bir kez genel sayım yaygın bir uygulamadır. Büyük kurumlarda sayımı bölüm bölüm yıla yaymak, tek seferde tüm kurumu saymaktan daha yönetilebilirdir. Mali sayım gereklilikleri için mali müşavirinize danışın.

Mevcut Excel listemizi sisteme aktarabilir miyiz?

EDVO Excel ile toplu içe aktarmayı destekler. Aktarmadan önce listeyi temizlemek (tekrar eden satırlar, tutarsız kategori adları, eksik seri numaraları) geçişi hızlandırır.

Çalışanlar kendi zimmetlerini görebilir mi?

EDVO’da evet. Çalışan rolündeki kullanıcı yalnızca kendi zimmetlerini görür; kayıt açma ve değiştirme yetkisi yönetici ve demirbaş sorumlusundadır.