B2B Bayi Sipariş Portalı Nedir? Bayilerden Telefonla Sipariş Almayı Bırakmak

Kısa Cevap

B2B bayi sipariş portalı, üretici ya da distribütörün bayilerine açtığı, her bayinin kendi kullanıcısıyla girip kendine özel fiyatları ve güncel stoğu görerek siparişini kendisinin verdiği web tabanlı bir sipariş sistemidir. Telefon, WhatsApp ve e-postayla toplanan siparişlerin yeniden yazılmasını, yanlış fiyat ve olmayan stok için verilen sözleri ortadan kaldırmayı hedefler. Futurecode’un Stokwerk bayi portalı bu iş için geliştirildi: ERP’den gelen stok dosyasını kontrol eder, bayiye özel fiyatlarla katalog açar ve gelen talepleri sizin onayınızla siparişe dönüştürür.

Telefon, WhatsApp ve Excel ile Sipariş Almanın Sorunları

Bayi ağı büyüdükçe siparişin hangi kanaldan geldiği dağılır: bir bayi arar, bir diğeri WhatsApp’tan fotoğraf atar, üçüncüsü haftalık Excel listesini e-postayla gönderir. Satış ekibi bu mesajları toplar, ERP’ye ya da kendi tablosuna elle girer. Bu düzen küçük ölçekte yürür; büyüdükçe şu sorunlar tekrar eder:

• Stok sorusu bitmez: Bayi “elinizde var mı?” diye sormadan sipariş veremez. Her soru bir telefon, her telefon satış ekibinin zamanından gider. Cevap verildiği anda bile stok değişmiş olabilir.
• Yanlış fiyat riski: Bölgeye, bayiye ya da miktara göre farklı fiyatlar varsa doğru listenin hangisi olduğu kişilerin hafızasına kalır. Eski bir PDF fiyat listesi dolaşmaya devam eder.
• Yeniden yazma hataları: Mesajdan sisteme aktarılan her sipariş, ürün kodunun ya da adedin yanlış girilme ihtimalini taşır. Hata çoğu zaman sevkiyattan sonra fark edilir.
• Sipariş durumu belirsizliği: “Siparişim ne oldu, sevk edildi mi, fatura numarası ne?” soruları ikinci bir telefon trafiği yaratır.
• İz kalmaz: Kim neyi, hangi fiyattan, ne zaman istedi sorusunun cevabı mesaj geçmişlerine dağılır. Satış raporu hazırlamak ayrı bir iştir.
• Kişiye bağımlılık: Bayileri tanıyan satış temsilcisi izne çıktığında ya da ayrıldığında sipariş akışı yavaşlar.

Bu sorunların ortak noktası şudur: bilgi (stok, fiyat, durum) sizde vardır ama bayiye ulaşması bir insanın aracılığına bağlıdır. Bayi portalı bu aracılığı kaldırır; satış ekibi de sipariş yazmak yerine bayi ilişkisine ve yeni bayilere zaman ayırır.

B2B Bayi Sipariş Portalı Nasıl Çalışır?

Bir B2B sipariş sistemi, son tüketiciye satış yapan e-ticaret sitesinden birkaç noktada ayrılır. Herkes aynı fiyatı görmez; fiyat, giriş yapan bayiye göre değişir. Sipariş çoğu zaman anında kesinleşmez; adet, nakliye ve sevk tarihi satıcı tarafından onaylanır. Ödeme genellikle sepette kartla değil, cari hesap, havale ya da vade gibi ticari koşullarla yürür.

Tipik akış şöyledir:

1. Bayi kendi kullanıcı adıyla portala girer.
2. Katalogda ürünü arar; kendine tanımlı fiyatı ve stok durumunu görür.
3. Ürünleri sepete ekler, teslimat adresini ve sevkiyat seçeneğini belirler.
4. Sepet, satıcıya talep olarak düşer.
5. Satıcı adetleri ve nakliyeyi onaylar, talebi siparişe dönüştürür.
6. Bayi siparişin durumunu (açık, sevk edildi, iptal) ve fatura bilgisini portaldan izler.

Arka planda en kritik parça stok verisidir. Portaldaki stok, depodaki ya da ERP’deki gerçeğe ne kadar yakınsa bayinin portala güveni o kadar artar. Bu yüzden stoğun portala nasıl ve ne sıklıkla geldiği, portal seçerken sorulması gereken ilk sorulardan biridir.

Bir Bayi Portalında Olması Gerekenler

Aşağıdaki tablo, bir bayi portalından genel olarak beklenen işlevleri ve bunların Stokwerk ürün sayfasında nasıl yer aldığını gösterir. “Sayfada belirtilmiyor” yazan satırlar sektöre göre ihtiyaç olabilir; bunları kurulum öncesinde ayrıca konuşmak gerekir.

İhtiyaç	Neden önemli	Stokwerk’te
Bayiye özel fiyat	Her bayi yalnızca kendi koşullarını görür, yanlış liste dolaşmaz	Var: bölge ve bayi bazlı fiyat listeleri
Miktar ya da palet fiyatı	Toplu alımı teşvik eder, hesaplama hatasını önler	Var: palet adedine ulaşınca palet fiyatı kendiliğinden uygulanır
Stok görünürlüğü	“Var mı?” telefonlarını azaltır	Var: katalogda canlı stok rozetleri
Stok verisinin kontrolü	Hatalı dosya yüzünden bayiye yanlış stok gösterilmez	Var: eski, yarım ya da tekrarlı dosya onaya kalır; değişecek satırlar önceden gösterilir
Hızlı ürün arama	Bayi doğru ürünü kısa sürede bulur	Var: kod veya EAN ile arama; ebat, mevsim, marka filtreleri
Talep ve onay akışı	Adet ve nakliye satıcının kontrolünde kalır	Var: bayinin istediği adet onaylanır ya da düşürülür, nakliye eklenir
Sipariş durumu takibi	“Siparişim ne oldu?” sorusunu bitirir	Var: açık, sevk edilen, iptal edilen siparişler; fatura numarası
Durum bildirimleri	Bayi değişikliği kendiliğinden öğrenir	Var: her durum değişikliği bayiye bildirilir
Excel ile çalışma	Mevcut süreçlerden kopmadan geçiş	Var: siparişleri Excel’e aktarma, fatura ve takip numaralarını geri yükleme
Çok dilli arayüz	Yurt dışı bayiler için	Var: Türkçe, İngilizce, Almanca
ERP ile doğrudan, anlık entegrasyon	Stok ve siparişin elle taşınmaması	Sayfada belirtilmiyor: stok, ERP dosyası (FTP klasörü) ya da elle Excel yükleme ile gelir
Portal içinden online ödeme	Peşin çalışan bayiler için	Sayfada belirtilmiyor: bayiye ödeme için banka bilgileri gösterilir
Cari hesap, risk limiti, vade	Ticari koşulların portalda görünmesi	Sayfada belirtilmiyor

Tabloyu kendi ihtiyacınıza göre okuyun: her şirket için “olmazsa olmaz” farklıdır. Peşin satış yapan bir distribütör için online ödeme kritik olabilir; vadeli çalışan bir üretici için ise doğru fiyat ve stok görünürlüğü çok daha önce gelir.

Telefondan Portala Adım Adım Geçiş

Bayi portalına geçiş bir yazılım kurulumundan çok bir alışkanlık değişikliğidir. Aşağıdaki sıra, geçişi bayileri zorlamadan yapmanıza yardım eder:

1. Mevcut akışı çıkarın: Siparişler hangi kanallardan geliyor, kim karşılıyor, nereye yazılıyor, onay kimde? Bir haftalık siparişi örnek alıp yolculuğunu çizin. Bu çalışma için süreç ve iş akışı tasarımı yaklaşımı işe yarar.
2. Ürün verisini temizleyin: Her ürünün tekil bir kodu ve varsa EAN’ı olmalı. Portalın stok dosyasıyla eşleşmesi bu kodlara dayanır; çift kayıtlar ve eksik kodlar burada ortaya çıkar.
3. Fiyat yapısını netleştirin: Hangi bayi hangi listeye bağlı, bölge farkı var mı, miktar ya da palet fiyatı nasıl hesaplanıyor? Kişilerin hafızasındaki istisnaları yazılı kurala çevirin.
4. Stok kaynağını belirleyin: ERP’niz stok dosyasını hangi biçimde ve ne sıklıkla üretebiliyor? Otomatik bir klasöre mi bırakılacak, elle mi yüklenecek? Bu karar, portaldaki stoğun ne kadar güncel olacağını belirler.
5. Pilot bayi grubu seçin: Teknolojiye yakın, sık sipariş veren birkaç bayiyle başlayın. Onların sorularıyla ekranları ve kuralları düzeltin.
6. Kuralları yazın: Talep onayı ne kadar sürede yapılır, nakliye nasıl eklenir, stokta olmayan ürüne talep açılabilir mi? Bayiye net bir “portal kullanım rehberi” verin.
7. Telefon kanalını kademeli daraltın: Bir süre iki kanal birlikte yürür. Telefonla gelen siparişi satış ekibi portala girerek bayiye “bir dahakine buradan” diye gösterebilir.
8. Ölçün ve iyileştirin: Portaldan gelen sipariş oranını, onay süresini ve bayilerin en çok takıldığı adımları izleyin.

Stokwerk ile Bayi Portalı

Stokwerk, üretici ve distribütörler için geliştirilen web tabanlı bir B2B bayi portalıdır. Bayi tarafında her bayi kendi kullanıcısıyla girer ve yalnızca kendi fiyat listesini görür. Katalogda kod ya da EAN ile arar, filtrelerle daraltır, canlı stok rozetlerini görür. Sepeti teslimat adresi ve sevkiyat seçimiyle talebe çevirir; açık, sevk edilen ve iptal edilen siparişlerini, fatura numaralarını ve ödeme için banka bilgilerini portaldan izler.

Yönetim tarafında tek bir panel vardır. Onay bekleyen stok dosyaları, bekleyen talepler, stok kaynaklarının durumu ve haftalık talep grafiği aynı ekranda görünür. Bayinin istediği adetleri onaylar ya da düşürür, nakliye ücretini ekler ve talebi tek tıkla siparişe dönüştürürsünüz. Fiyat listelerini bölgeye ve bayiye göre tutar, birim ve palet fiyatını satır içinde düzenlersiniz.

Stokwerk’in ayırt edici yanı stok dosyasına yaklaşımıdır. ERP’den gelen dosya FTP klasörüne ya da elle yüklenir; Stokwerk her dosyayı uygulamadan önce okur, ürün kodu ve EAN ile eşleştirir ve değişecek her satırı gösterir. Dosya beklenenden eskiyse, satır sayısı düşükse ya da çok sayıda ürün birden sıfırlanacaksa otomatik uygulama durur ve onayınızı bekler. Aynı dosya ikinci kez işlenmez, katalogda karşılığı olmayan satırlar ayrıca listelenir. Böylece hatalı bir dosya bayiye ulaşmaz.

Bilinmesi Gereken Sınırlar

• ERP bağlantısı dosya tabanlıdır: Stokwerk stoğu ERP’nin ürettiği dosyadan ya da Excel yüklemesinden alır. ERP’nizle doğrudan, anlık bir veri bağlantısı gerekiyorsa bu ayrı bir entegrasyon çalışmasıdır; ne gerektiğini API entegrasyonu rehberimizde anlattık.
• Katalog yapısı: Ürün sayfasında katalog lastik için hazır olarak tanımlanıyor (ebat, mevsim, AB etiketi filtreleri). Farklı bir ürün grubunda hangi filtrelere ihtiyaç olduğu pilot planında netleştirilmelidir.
• Yeni bir ürün: Stokwerk ilk kurulumlarına hazırlanıyor. Bayi ağınız ve ERP dosya biçiminiz için kurulum pilot olarak birlikte planlanır.
• Portal alışkanlığı tek başına değiştirmez: Fiyat ve stok verisi temiz değilse, ya da satış ekibi telefonla sipariş almayı sürdürürse bayiler portala geçmez. Geçiş planı yazılım kadar önemlidir.

Futurecode ile Bayi Portalı

Futurecode, Ankara’da kurumsal yazılım geliştiren bir ekip olarak hem hazır ürünler hem de şirkete özel sistemler geliştirir. Bayi siparişlerini tek yerde toplamak istiyorsanız Stokwerk için pilot kurulumu konuşabiliriz. Süreciniz hazır bir portalın kalıbına uymuyorsa, örneğin özel onay zincirleri ya da ERP ile doğrudan bağlantı gerekiyorsa, özel yazılım geliştirme hizmetimiz kapsamında birlikte değerlendirebiliriz. Hazır paket ile özel yazılım arasındaki seçimi bu yazıda ayrıntılı ele aldık. Görüşmek için iletişim sayfamızdan bize ulaşabilirsiniz.

Yeni rehberlerimizden ve ürün haberlerimizden haberdar olmak için Futurecode’u LinkedIn’de takip edin.

Sıkça Sorulan Sorular

B2B bayi portalı ile e-ticaret sitesi arasındaki fark nedir?

E-ticaret sitesinde herkes aynı fiyatı görür ve sipariş ödemeyle kesinleşir. Bayi portalında ise fiyat giriş yapan bayiye göre değişir, sipariş çoğu zaman satıcının onayıyla kesinleşir ve ödeme cari hesap, havale ya da vade gibi ticari koşullarla yürür.

Bayiler portalı kullanmak için uygulama indirmeli mi?

Web tabanlı bir portalda gerekmez; bayi tarayıcıdan kendi kullanıcısıyla girer. Stokwerk de web tabanlıdır: bayi portalı ve yönetim paneli tarayıcıda çalışır.

Portaldaki stok ne kadar güncel olur?

Bu, stok verisinin portala ne sıklıkla geldiğine bağlıdır. Stokwerk’te stok, ERP’nin FTP klasörüne bıraktığı dosyadan ya da elle Excel yüklemesinden gelir; dosya ne sıklıkla üretilirse portal o sıklıkla güncellenir.

Her bayiye farklı fiyat gösterebilir miyim?

Evet. Stokwerk’te fiyat listeleri bölgeye ve bayiye göre tanımlanır; her bayi yalnızca kendi listesini görür. Palet adedine ulaşıldığında palet fiyatı kendiliğinden uygulanır.

Bayi siparişi yanlış adetle verirse ne olur?

Stokwerk’te sipariş önce talep olarak düşer. Siz adetleri onaylar ya da düşürür, nakliyeyi ekler ve ardından siparişe dönüştürürsünüz.

Yurt dışındaki bayiler kullanabilir mi?

Stokwerk arayüzü Türkçe, İngilizce ve Almanca olarak sunuluyor.